Sistem Tanımları

1. KULLANICI TANIMLARI

FATS™ Demirbaş Takip Sistemi, bir kullanıcı adı ve şifre ile sisteme girişe izin vermektedir. Sistemi kullanacak her kullanıcı için tanımlama yetkisi olan super user tarafından kullanıcı tanımlamaları yapılmaktadır. Her kullanıcının sistemde tanımlanan rolleri gereği transaction bazında yetkileri olabilecektir. Kullanıcı tanımları, kullanılan Active Directory ya da LDAP ile entegrasyon sağlanarak sisteme aktarılabilmektedir.

1.1 Kullanıcılar

Sistemi kullanacak olan tüm kullanıcılar öncelikle sistemde yer alan kullanıcılar bölümünde tanımlanmaktadır. Resimdeki örnekte görüldiü üzere kullanıcılara ait gerekli bilgiler kayıt satırında sisteme girilmektedir. FATS™ içerisinde yer alan her ekranda olduğu gibi bu ekranda da farenin sağ tuşuna basarak menü açılır ve yeni kayıt ekle özelliği ile ekrana yeni kayıt satırı eklenir. Kullanıcılar isterlerse daha önceden yarattıkları kayıtı şablon kayıt olarak işaretleyerek kayıt ekleme sırasında bazı verileri hazır getiren bir yeni kayıt satırı yaratabilirler.

1.2 Kullanıcı Grupları

Sistemde yaratılan kullanıcıların içerisinde yer alacağı grupların oluşturulduğu ekrandır. Kullanıcı grupları oluşturulmasındaki amaç bu gruplara ekran bazında yetkiler verdikten sonra kullanıcıları bu gruplara atayarak yetkilendirme yapısını oluşturmaktır. FATS™ içerisinde yer alan her ekranda olduğu gibi bu ekranda da farenin sağ tuşuna basarak menü açılır ve yeni kayıt ekle özelliği ile ekrana yeni kayıt satırı eklenir. Kullanıcılar isterlerse daha önceden yarattıkları kayıtı şablon kayıt olarak işaretleyerek kayıt ekleme sırasında bazı verileri hazır getiren bir yeni kayıt satırı yaratabilirler.

1.3 Kullanıcı Rolleri

Kullanıcı gruplarının oluşturulmasının ardından bu grupların hangi ekranlarda hangi işlemleri yapmalarına yetkileri olduğunun belirlendiği ekrandır. Ekranda yer alan ilk tab kısmındaki listeden yetki verilmek istenen grup seçilir ve rol yetkileri tabından bu gruba sayfalar halinde gösterilen ekranları işaretleyerek işlem yetkileri verilir.

1.4 Operatörler

Operatörler, demirbaş sayımı sırasında el terminali ile demirbaş sayımı gerçekleştiren kullanıcılardır. Bu kullanıcıların yetki ve kullanıcı tanımlarının gerçekleştirildiği ekran operatör tanımları ekranıdır. FATS™ içerisinde yer alan her ekranda olduğu gibi bu ekranda da farenin sağ tuşuna basarak menü açılır ve yeni kayıt ekle özelliği ile ekrana yeni kayıt satırı eklenir. Kullanıcılar isterlerse daha önceden yarattıkları kayıtı şablon kayıt olarak işaretleyerek kayıt ekleme sırasında bazı verileri hazır getiren bir yeni kayıt satırı yaratabilirler.

2. DEMİRBAŞLAR İLE İLGİLİ TANIMLAMALAR

Demirbaşların kartları, kategorileri, markaları, lokasyonları, zimmetlenecek personelleri, ek özellikleri vb. tanımlamaların gerçekleştirildiği bölümdür.

2.1 Demirbaş Kartları

Demirbaş kartları her bir demirbaşın bağlı bulunacağı sabit kıymet tanımı manasındadır. Demirbaşların sisteme girişi sırasında seçilerek sistemde kayıt oluşturmada kullanılacak olan demirbaş kartları tanımlama ekranında yandaki örnek resimde görüldüğü üzere birçok bildi yer almakyadır. Muhasebe sistemleri entegrasyonu için kullanılacak olan muhasebe hesap kodu bunlardan bir tanesidir, ayrıca demirbaşa ait resim eklenebilmekte ve bu demirbaş kartı ile girişi yapılacak olan demirbaşların amortisman hesaplarının yapılıp yapılmayacağı yine burdanan belirlenebilmektedir.

2.2 Demirbaş Kategorileri

Demirbaş kategorileri, sistemde kayıt altında olan demirbaşlarınızı belli bir düzende kayıt altına almanıza ve liste ve rapor ekranlarında yer alan filtrerde aradığınız demirbaşlara kolayca ulaşmanıza yardımcı olmaktadır. FATS™ içerisinde yer alan her ekranda olduğu gibi bu ekranda da farenin sağ tuşuna basarak menü açılır ve yeni kayıt ekle özelliği ile ekrana yeni kayıt satırı eklenir. Kullanıcılar isterlerse daha önceden yarattıkları kayıtı şablon kayıt olarak işaretleyerek kayıt ekleme sırasında bazı verileri hazır getiren bir yeni kayıt satırı yaratabilirler.

2.3 Demirbaş Özellikleri

Sistem içerisinde yer alan demirbaşlarınıza ait takip edilmesini istediğiniz özelliklerin tanımlandığı ekrandır. Bu yapı uygulama içerisinde dinamik olarak çalışmaktadır. Yandaki örnek ekran resminde görüldüğü üzere özellik tanımlama ekranında tanımladığınız "Ekran" özelliğini, sisteme monitor girişi yapılırken kullanabilir ve monitorun boyutunu bu özellik sayesinde sistemde takip edebilirsiniz. Bu özellik Liste ve rapor ekranlarında  örnek olarak 15" lik monitörler nerede ve kimin üzerinde zimmetli verisine kolayca ulaşmanızı sağlar.

2.4 Markalar

Demirbaşlara ilişkin markaların tanımlandığı ekrandır. Bu ekranda tanımlanan marka bilgileri demirbaş girişi esnasında ilgili demirbaşa ait markanın listeden seçilerek veri kaydı oluşturması şeklinde kullanılmaktadır. Ayrıca liste ve rapor ekranlarında seçtiğiniz markaya ait demirbaşlara ulaşmanıza yardımcı olmaktadır. FATS™ içerisinde yer alan her ekranda olduğu gibi bu ekranda da farenin sağ tuşuna basarak menü açılır ve yeni kayıt ekle özelliği ile ekrana yeni kayıt satırı eklenir. Kullanıcılar isterlerse daha önceden yarattıkları kayıtı şablon kayıt olarak işaretleyerek kayıt ekleme sırasında bazı verileri hazır getiren bir yeni kayıt satırı yaratabilirler.

2.5 Departmanlar

Firma içerisinde yer alan departmanların tanımlandığı ekrandır. Departmanlar, demirbaşların zimmetlerinin yapıldığı personeller ile ilişkilendirilmektedir ve demirbaşların ait oldukları masraf merkezi noktalarınu oluşturmaktadır. FATS™ içerisinde yer alan her ekranda olduğu gibi bu ekranda da farenin sağ tuşuna basarak menü açılır ve yeni kayıt ekle özelliği ile ekrana yeni kayıt satırı eklenir. Kullanıcılar isterlerse daha önceden yarattıkları kayıtı şablon kayıt olarak işaretleyerek kayıt ekleme sırasında bazı verileri hazır getiren bir yeni kayıt satırı yaratabilirler.

2.6 Lokasyonlar

Firmaya ait fiziksel lokasyonların tanımlandığı ekrandır. Lokasyonlar sistemde kayıt altında bulunan demirbaşların fiziksel olarak olması gereken yerlerin belirtilmesinde kullanılmaktadır. Ayrıca lokasyonlara atanacak barkod etiketleri sayesinde demirbaş sayımları sırasında operatörler lokasyon barkodunu okutmak suretiyle hangi lokasyonu sayacağı bilgisini sisteme göndermiş olurlar. FATS™ içerisinde yer alan her ekranda olduğu gibi bu ekranda da farenin sağ tuşuna basarak menü açılır ve yeni kayıt ekle özelliği ile ekrana yeni kayıt satırı eklenir.

2.7 Personeller

Uygulamanın kullanıldığı firmada çalışan tüm personellerin tanımlandığı ekrandır. Halihazırda kullanılmakta olan ERP ya da İnsan Kaynakları uygulamaları mevcut ise personel verileri bu sistemlerden entegrasyon yöntemi ile anlık alınabilmektedir ya da uygulamanın kuruluşu esnasında excel dosyalarından içeriye aktarılabilmektedir. Tüm bunların sağlanabildiği gibi kullanıcılar manuel olarak da ekran üzerinden personel kaydır yaratabilirler.

2.8 Ülkeler

Sistem içerisinde diğer veriler ile ilişkili kullanılacak olan tanımlamalardır. Demirbaşların satın alındığı tedarikçilerin bulunduğu ülkelerin belirlenmesinde, demirbaşların fiziksel olarak yer aldığı lokasyonların bulunduğu ülkelerin belirlenmesinde kullanılır. FATS™ içerisinde yer alan her ekranda olduğu gibi bu ekranda da farenin sağ tuşuna basarak menü açılır ve yeni kayıt ekle özelliği ile ekrana yeni kayıt satırı eklenir. Kullanıcılar isterlerse daha önceden yarattıkları kayıtı şablon kayıt olarak işaretleyerek kayıt ekleme sırasında bazı verileri hazır getiren bir yeni kayıt satırı yaratabilirler.

2.9 Şehirler

Sistem içerisinde diğer veriler ile ilişkili kullanılacak olan tanımlamalardır. Demirbaşların satın alındığı tedarikçilerin bulunduğu şehirlerin belirlenmesinde, demirbaşların fiziksel olarak yer aldığı lokasyonların bulunduğu şehirlerin belirlenmesinde kullanılır. FATS™ içerisinde yer alan her ekranda olduğu gibi bu ekranda da farenin sağ tuşuna basarak menü açılır ve yeni kayıt ekle özelliği ile ekrana yeni kayıt satırı eklenir. Kullanıcılar isterlerse daha önceden yarattıkları kayıtı şablon kayıt olarak işaretleyerek kayıt ekleme sırasında bazı verileri hazır getiren bir yeni kayıt satırı yaratabilirler.

3. FİNANSAL KİRALAMA ŞİRKETLERİ, SÖZLEŞMELİ ŞİRKETLER VE TEDARİKÇİ TANIMLAMALARI

Demirbaşlara ait finansal kiralama, demirbaşların bakımlarının yapıldığı ya da sözleşmeler karşılığında kullanıma verildikleri sözleşmeli şirketler ve tedarikçi tanımlarının yapıldığı bölümdür.

3.1 Finansal Kiralama Şirketleri

Sistem içerisinde yer alan demirbaşların temin edildiği finansal kiralama şirketlerinin tanımlandığı ekrandır. Demirbaşlar finansal kiralama ile alındığı durumda sisteme girişleri yapılırken bu kayıtlar seçilerek demirbaş kaydı oluşturulur. FATS™ içerisinde yer alan her ekranda olduğu gibi bu ekranda da farenin sağ tuşuna basarak menü açılır ve yeni kayıt ekle özelliği ile ekrana yeni kayıt satırı eklenir. Kullanıcılar isterlerse daha önceden yarattıkları kayıtı şablon kayıt olarak işaretleyerek kayıt ekleme sırasında bazı verileri hazır getiren bir yeni kayıt satırı yaratabilirler.

3.2 Tedarikçiler

Sistem içerisinde yer alan demirbaşların temin edildiği tedarikçilerin tanımlandığı ekrandır. Demirbaşların sisteme girişleri yapılırken bu kayıtlar seçilerek demirbaş kaydı oluşturulur. FATS™ içerisinde yer alan her ekranda olduğu gibi bu ekranda da farenin sağ tuşuna basarak menü açılır ve yeni kayıt ekle özelliği ile ekrana yeni kayıt satırı eklenir. Kullanıcılar isterlerse daha önceden yarattıkları kayıtı şablon kayıt olarak işaretleyerek kayıt ekleme sırasında bazı verileri hazır getiren bir yeni kayıt satırı yaratabilirler.

3.3 Sözleşmeli Şirketler

Sistem içerisinde yer alan demirbaşların temin edildiği ya da  sözleşme dahilinde  geçici süre  için verildiği firmaların tanımlandığı ekrandır. Demirbaşların sisteme girişleri yapılırken bu kayıtlar seçilerek demirbaş kaydı oluşturulur. FATS™ içerisinde yer alan her ekranda olduğu gibi bu ekranda da farenin sağ tuşuna basarak menü açılır ve yeni kayıt ekle özelliği ile ekrana yeni kayıt satırı eklenir. Kullanıcılar isterlerse daha önceden yarattıkları kayıtı şablon kayıt olarak işaretleyerek kayıt ekleme sırasında bazı verileri hazır getiren bir yeni kayıt satırı yaratabilirler.

3.4 Sigorta Şirketleri

Sistem içerisinde yer alan demirbaşların sigortalarının yapıldığı firmaların tanımlandığı ekrandır. Demirbaşların sisteme girişleri yapılırken bu kayıtlar seçilerek demirbaş kaydı oluşturulur. FATS™ içerisinde yer alan her ekranda olduğu gibi bu ekranda da farenin sağ tuşuna basarak menü açılır ve yeni kayıt ekle özelliği ile ekrana yeni kayıt satırı eklenir. Kullanıcılar isterlerse daha önceden yarattıkları kayıtı şablon kayıt olarak işaretleyerek kayıt ekleme sırasında bazı verileri hazır getiren bir yeni kayıt satırı yaratabilirler.

4. OPERASYONLARLA İLGİLİ TANIMLAMALAR

Sistem içerisinde yer alan operasyonların gerçekleştirilmesinde kullanılacak olan tanımlamaların yapıldığı bölümdür. Sistemde takip edilecek demirbaşların ait olduğu firma, amortisman hesaplamaları, para birimleri vb. bilgiler bu bölümde tanımlanmaktadır.

4.1 Firmalar

FATS™ Demirbaş Takip Sistemi birçok firmanın demirbaşlarını birbirinden ayrı bir şekilde takip edebilecak şekilde geliştirilmiştir. Firmaların sahip oldukları demirbaşları görebilmek için kullanıcılar, yetkileri var ise sisteme giriş sırasında demirbaş kayıtlarına ulaşacakları firmayı seçerler. FATS™ içerisinde yer alan her ekranda olduğu gibi bu ekranda da farenin sağ tuşuna basarak menü açılır ve yeni kayıt ekle özelliği ile ekrana yeni kayıt satırı eklenir. Kullanıcılar isterlerse daha önceden yarattıkları kayıtı şablon kayıt olarak işaretleyerek kayıt ekleme sırasında bazı verileri hazır getiren bir yeni kayıt satırı yaratabilirler.

4.2 Demirbaş Statüleri

Sistem içerisinde yer alan demirbaşlar statülerine göre birbirinden ayrı olarak takip edilebilmektedir. Sistemde tanımlanan statüler farklı renkler ile ilişkilendirilir ve listelerde demirbaşların renkler sayesinde birbirinden ayırtedilebilmesini sağlar. Arızalı statüsünde olan demirbaşlarınıza listelerinizde kolayca ulaşmanıza ve müdahele etmenize yardımcı olur. Diğer tanımlama ekranlarında olduğu gibi bu bölümde de kullanıcılar yetkileri dahilinde istedikleri sayıda demirbaş statüsü ekleyebilirler.

4.3 Para Birimleri

Demirbaş girişi sırasında demirbaşa ait fatura bilgilerinin girildiği kısımda kullanılmak üzere sistem içerisinde para birimi tanımları yapılmaktadır. Ayrıca bu tanımlamalar döviz üzerinden yapılan amortisman hesaplamalarında da kullanılmaktadır. FATS™ içerisinde yer alan her ekranda olduğu gibi bu ekranda da farenin sağ tuşuna basarak menü açılır ve yeni kayıt ekle özelliği ile ekrana yeni kayıt satırı eklenir. Kullanıcılar isterlerse daha önceden yarattıkları kayıtı şablon kayıt olarak işaretleyerek kayıt ekleme sırasında bazı verileri hazır getiren bir yeni kayıt satırı yaratabilirler.

4.4 Hareket Tipleri

Sistem içerisinde gerçekleştirilen tüm işlemlerin listelendiği ekrandır. Bu ekran üzerinde hangi işlemin onaya tabi olacağına dair parametre ayarları yapılmaktadır. Ayrıca aynı ekranda yer alan diğer tab da işlemler gerçekleştirildiğinde basılacak olan formlar belirlenmektedir. Örneğin, bu ekranda demirbaş zimmetleme işlemine demirbaş zimmet  formu basılacak parametresini uygularsanız demirbaş girişi tamamlandığı anda, sistemde daha önceden yaratılmış olan demirbaş zimmet formu otomatik olarak basılacaktır.

4.5 Amortisman Hesaplama Yöntemleri

Bu ekran amortisman hesaplama yöntemlerinin görüntülendiği ekrandır. Bu bölümde kullanıcılar yeni bir yöntem tanımlayamaz. Amortisman hesaplama yöntemleri ve formülleri sistemin kuruluşu sırasında uygulama içerisine eklenmektedir.

4.6 Rapor Tanımları

Rapor tanımları ekranında kullanıcılar, sistem içerisinde yer alan rapor ve formların alt kısımlarında yer alan açıklama ve bilgilendirme notlarını ekleyebilmektedir. Örnek olarak yandaki resimde de görüldüğü üzere zimmet formunun alt kısmına, "Bu belge iki nüsha olarak basılacaktır ve ıslak imzalı bir şekilde saklanacaktır" şeklinde bir ibare yazılmak istenebilmektedir. Bu işlemlerin gerçekleştirildiği ekran tanımları ekranıdır.

4.7 Askıya Alma Sebepleri

Sistem içerisinde yer alan demirbaşlar, tamire, bakıma gönderme, geçici kullanıma verme ya da herhangi bir nedenden dolayı firma dışına çıkmış olabilir. Bu işlem FATS™ içerisinde askıya alma olarak adlandırılmaktadır. Demirbaşın tüm verileri sistemde durur fakat demirbaş geçici süreliğine firma dışına çıkmıştır. Kullanıcılar bu tip durumlarda demirbaşı askıya alırken sisteme bir askıya alma nedeni ve geri dönüş tarihi belirtmek durumundadır. Bu işlemde seçilecek olan askıya alma nedenlerinin tanımlandığı bölüm Askıya alma sebep tanımları bölümüdür.

4.8 Gider Türleri

Sistem içerisinde yer alan demirbaşların ait oldukları gider türlerinin seçilebilmesi için sistemde bu verilerin yartıldığı ekrandır. FATS™ içerisinde yer alan her ekranda olduğu gibi bu ekranda da farenin sağ tuşuna basarak menü açılır ve yeni kayıt ekle özelliği ile ekrana yeni kayıt satırı eklenir. Kullanıcılar isterlerse daha önceden yarattıkları kayıtı şablon kayıt olarak işaretleyerek kayıt ekleme sırasında bazı verileri hazır getiren bir yeni kayıt satırı yaratabilirler.

4.9 Sistem Parametrelerinin Güncellenmesi

Sistemin nasıl çalışmasını belirleyecek olan parametrelerin belirlendiği ekrandır. Bu ekran üzerinde kullanıcılar yeni bir kayıt yaratamazlar fakat sistemde var olan işlemlere ait parametrelerin değerleri ile ilgili değişiklik yapabilirler.