Özel Raporlama ile Envanter Sistemi Fonksiyonlarınızı Artırın

500 dolarlık bir küçük işyeri envanter paketi kullansanızda milyon dolarlık kurumsal bir paket kullansanızda, iş yazılımlarında geçerli olan bir kaç gerçek vardır.

• Programlarda hatalar vardır.
• Yapmasını beklediğiniz herşeyi yapmazlar.
• Standart raporlar her zaman sizin iş ihtiyaçlarınızı karşılamaz. 

Bu gerçekler büyük sistemler ile küçük sistemler arasında farklılıklar arzeder. Küçük sistemler genelde daha az program hatasına sahiptirler ve daha az karışıktırlar, büyük sistemler ise kesinlikle daha fazla fonksiyonellik ve daha fazla standart raporlama sunarlar. Bir başka gerçekte firmalar var olan verilerin sadece küçük bir kısmını kullanabilirler. Çünkü genelde sistemde var olan raporlarla kısıtlı kalırlar veya özel raporlamanın daima ya bilgi işlem bölümünün sorumluluğunda olduğunu düşünürler veya yazılımı kuran şirketin sorumluluğunda olduğunu düşünürler. Büyük şirketlerdeki iş ortakları veya yöneticiler, birikmiş verilerden özel raporlama yapacak, kendilerine daha rekabetçi olabilmek adına bu raporları düzenleyen ve özetleyen programcıların kıymetini uzun sürelerdir bilmektedirler. Fakat küçük veya orta ölçekli işletmelerde bu bilgi kullanımı genelde çok azdır. Bunun sebebi, son kullanıcılar genelde raporlama araçlarının varlığından haberdar değillerdir ve/ya bu tip raporlama araçlarının kullanımı için programcılara ihtiyaç olmadığından habersizdirler. Diğer bir yanılgıda özel raporlamanın günlük aktivitelerin raporlanmasından çok sadece yüksek seviyedeki analizler için kullanıldığıdır.

Özel Raporlama Tipleri

Özel raporlama için değişik uygulamalar olmasına rağmen biz burada bir kısmını sayacağız.

Yüksek-seviye analizi
Özel raporlamada yüksek seviye analizlerinde genelde satış ve pazarlama analizleri, toplam üretim kullanım analizi, envanter analizi, dolum oranları vs. Kullanılır. Bu raporlar genelde haftalık, aylık, üç aylık veya senelik çalıştırılırlar ve genelde detaylı olmayan özet raporlardır.

Alt-seviye yönetim raporları
Bu raporlar günlük operasyonel konuları yönetmek için kullanılır. Örnek vermek gerekirse: üretim raporları (bölümler, vardiyalar veya işçiler bazında olabilir), detaylı envanter raporları (stok miktarı, mal kabul veya sevkiyat miktarları), iş emirleri veya satın alma siparişleri raporları ( geçmiş ve bugünkü miktar değişiklikleri), planlama raporları (öngörüler ile farklılıklar raporları).

İstisna Raporları
Bu raporlar oluşan problemleri ve hataları tanımlamak ve düzeltmek için kullanılırlar. Eğer günlük iş miktarı çok yüksek ise istisna raporları çok değerlidir ve envanter işlemlerinde, üretim işlemlerinde, ürün veri yönetiminde ve satış işlemlerinde uygulanabilir. Hata tiplerinde ortak olan verilerin seçilmesi ile hatalı işlemleri listeleyen bu tip raporlar ile normalde her zaman oluşan hataları tanımlayabilirsiniz.

Fonksiyonel Raporlar
En az kullanılan fakat belkide en fazla yararlı raporlama tipidir. Bilgi sistemlerinizdeki farklılıkları düzenlemek için kullanılırlar. Fonksiyonel raporlara örnek vermek gerekirse : grup halinde veya dalga toplamasında kullanılmak üzere dizayn edilmiş raporlar (toplama listeleri), sayım programı için kullanılacak sayım dokümanları, üretim sisteminde üretim çizelgesi dokümanları. Uzun dönemli işlemlerde fonksiyonel raporlar kullanılabilir, bilhassa yeni bir prosesi otomatikleştirmeden önce test edebilmek adına çok faydalıdır.

Operayonel izlenebilirlik ve prosesleri optimize etme adına biraz bilgi ve yaratıcılık ile özel raporlamanın ne kadar değerli olduğunu görebilirsiniz. Her ne kadar özel raporlama için bir programcıya ihtiyacınız olmayabilir desek de yine de belli oranda bilgisayar kullanma yeteneği gerekmektedir. Eğer bilgisayar bilginiz sadece boş alanlara bir kaç veri girip ENTER tuşuna basmaktan ibaret ise, muhtemel özel raporlamaya başlamak için hazır değilsinizdir. Fakat, eğer excel dosyalarınızı düzenli olarak kendiniz oluşturuyorsanız, toplama (SUM) dışında diğer fonksiyonları da kullanabiliyorsanız, hücreleri birleştirebiliyorsanız ve verileri filtreleyip sıralayabiliyorsanız, özel raporlama yapabilirsiniz demektir.

Veri Tabanı Temelleri
Biraz daha ilerlemeden önce biraz terminolojiden de bahsetmek gerekmektedir.

Veri Tabanı
Bir grup verinin en yüksek seviyedeki birlikteliği. Paket bir yazılım sisteminde bütün iş verileriniz genelde tek bir veri tabanında saklanır. Veri tabanı tablolardan ve dosyalardan oluşur.

Dosya
Tablolar olarak da adlandırılan dosyalar benzer bilgileri birarada tutan bir grup veridir. Ana Müşteri Dosyası muhtemeln bütün müşterilerinizin isimlerini ve adreslerini içermektedir.Diğer örnekler: Ana Ürün dosyası, Satınalma siparişleri dosyası (muhtemelen ana ve detay olmak üzere iki dosyadan oluşur) ve Hareket Tarihçesi dosyaları. Dosya veya Tablolar kayıt kümelerinden oluşmaktadır.

Kayıt
Dosya veya tabloda tek bir bilgi satırıdır. Örneğin ana müşteri dosyasında her bir müşteri için ayrı bir kayıt vardır veya ana ürün dosyasında her bir ürün için ayrı bir kayıt vardır. Bir dosyadaki her bir kayıt birden fazla alandan oluşur.

Alan
Bir kayıt içerisindeki tek bir bilgi parçasıdır. Ana müşteri dosyasında her bir müşteri kaydı için müşteri adı, adresi, şehri, posta kodu vs. Gibi alanlar mevcuttur.

Kayıt Seçimi
Veri seçimi veya filtrelemesi de denir. Belli kayıtlardaki verilerden belli sayıdaki kaydı seçebilme özelliğidir. Örneğin: Ana müşteri tablosunda ŞEHİR alanına göre seçim yaparak sadece belli şehirdeki müşterileri raporlayabilirsiniz.

Sıralama
Belli bir alana veya alanlara göre kayıtların sıralandırılmasıdır. Müşterilere satış raporunda, raporu satış bölgelerine ve müşteri tiplerine göre sıralamak isteyebilirsiniz.

Raporlama ve Analiz Araçları
Raporlama araçlarında çok fazla fonksiyonellik vardır ve ne kadar fonksiyonellik isterseniz o kadar da çok şey öğrenmeniz gerekir. İlk olarak sisteminizde hangi raporlama araçları olduğunu öğrenmeniz gerekir. Bazı raporlama araçları sadece tek bir yazılım paketi ile çalışır. Bazıları ise allta yer alan veri tabanı ile çalışır. Bazıları da sistemdeki verileri dışarı bir ortama atıp onun üzerinden raporlama yapmanızı sağlar. Başlamak için en iyi yöntem yazılımların dokümantasyonları olabilir ya da yazılım tedarikçinize başvurmak olabilir. Aşağıda bazı raporlama araçlarını bir dökümünü çıkardık :

Kullanıcının Filtreleme Yapabildiği Standart Raporlar
Bu raporlar en basit kullanımı olan raporlardır ve iş yazılımı paketiniz tarafından sağlanır. Aslında bunlar önceden belirlenmiş, muhtemelen sıralama veya özet bilgileri olan raporlardır. Örneğin "SatınAlma Siparişleri" adı altında önceden belirlenmiş bir raporunuz olabilir. Bu raporda satınalma sipariş numarası, tedarikçi, sipariş tarihi, sipariş edilen miktar, teslim edilmiş miktar, birim fiyat gibi alanlar olabilir. Bu tip raporda rapor üzerinde yer alan basılı alanları değiştiremezsiniz. Fakat uygun filtreleme yaparak, sadece belli tedarikçiye verilen satınalma siparişlerini görebilirsiniz. Raporun sıralamasını değiştirebilirsiniz. Örneğin tedarikçiye göre sıralama veya sipariş tarihine göre sıralama yapabilirsiniz.

Sorgulama Programları
Sorgulama programı size belli tabloları ve alanları seçmek suretiyle raporlama yapabileceğiniz, bu alanlarla hesaplama yaptırabileceğiniz veri tabanı yönetim araçlarıdır. Sonuçta elde bir kayıt kümesi kalır. Bu kayıt kümesine değişik kriterlerle filtreleme yapıp, alanlar üzerinde sıralama yapabilirsiniz. Kayıt kümesini bir dosya halinde dışarı alabileceğiniz gibi, başka bir programa da aktarabilirsiniz. Sorgulama araçları aynı zamanda var olan veri üzerinde değişiklik yapmaya da izin verdiği için genelde son kullanıcılar güvenlik sebebiyle bu sorgulama araçlarına ulaşamazlar.

Özel Raporlama Yazılımları
Bu tip yazılımlar rapor alabilmek için içlerinde bir sorgulama aracı barındırırlar. Raporların görüntüleri, fontları, grafikleri ve özet bilgi gösterebilmek için de rapor dizayn edebilme araçları vardır. Özel raporlama yazılımları genelde veri tabanlarındaki belli tablolara erişebilmeyi sağlarla. Seagate Crystal Reports ve Sybase InfoMaker özel raporlama araçları arasında en iyi bilinen 2 örnektir.

Veri Tabanı Yazılımları
Microsoft SqlServe, Oracle, Sybase, MySql, Ms. Access gibi veri tabanı yazılımları size kendi veri tabanlarınızı yaratmak, formlar, sorgulamalar, ve raporlar yapmak imkanı sağlar. Diğer veri tabanları ile entegre çalışarak verilere ulaşabilmenizi veya verileri düzenlemenizi sağlar.

İdealde sisteminizde var olan gerçek verilere direk ulaşmanızı sağlayacak bir raporlama aracını tercih edersiniz. Bu sizin, özel raporlarınızı üretmek ve çalıştırabilmek için en hızlı ve en uygun yoldur. Eğer sisteminizde özel raporlama yapabilmeniz için bir araç yok ise muhtemeln var olan verileri dışarı atarak bu verileri değerlendirebileceğiniz başka bir programa aktarırsınız. Bu gerçekten zahmetli ve anlık verilere ulaşmanızı engelleyecek bir yöntemdir. Eğer iş yazılımlarınızda özel raporlama aracı yok ise veya verileri dışarı atabilme kabiliyetiniz yok ise bu takdirde başka bir yazılım tedarikçisi bulmanızı tavsiye ederiz.

Özel raporlamayı öğrenmenin en iyi yolu daha iyi bilen birine bir ya da 2 rapor yaptırarak,bir kaç alanı değiştirerek kendi kendinize yeni sonuçlar çıkarmaktır. Özel raporlama deneyiminizle birlikte artık bir son kullanıcı ile bir programcı arasında bir noktaya ulaşmış olursunuz. Raporlarınızı yaratabilmek için tabloları, tablo alanlarını bilmeniz gerekmektedir. Tabloları ilişkilendirmeyi ve gerekli yazılım kurallarını da öğrenmek zorundasınız. Veri tabanındaki gerçek verilerin nasıl tutulduğunu da bilmek zorundasınız. Örneğin veri tabanında 10122004 yazan bir alanın aslında 10 Aralık 2004 ü temsil edebileceğini, veya 147850 yazan bir alanında aslında 1.478 TL 50 kuruş u temsil edebileceğini bilmeniz gerekmektedir. Sisteminizde aslında kullanmadığınız çok fazla veri olabileceğini de görebilirsiniz.

Özel raporlarınızın yazılımlarınızın versiyonlarının değişmesi ile değiştirilmesi de gerekebilir. Çünkü yazılımların yeni versiyonlarında sizin daha önceden hazırladığınız raporlardaki tablo isimleri, miktarları ve alanları değişebilir. Yazılım paketleri gün geçtikçe gelişse dahi özel raporlama devamlı bir ihtiyaç konusu olacaktır. Yazılım tedarikçileri müşterilerinin ihtiyaçlarına göre çok çeşitli sayıda önceden saptanmış standart raporlar üreteceklerdir. Özel raporlama daima son kullanıcının sorumluluğunda olacaktır. Verileriniz ile kendiniz arasındaki bağı kopardığınız takdirde artık bunun geri dönüşü olmayacaktır.