Sorular ve Cevaplar ile Demirbaş Takibi Fayda Analizi

Demirbaşların Yönetimi çok karışık bir konu olabilir. Demirbaş yönetimi, sabit kıymetlerin kayıt altına alınması ile başlar – demirbaşların gerçek verilerinin kağıtlara not edilmesi, muhasebe sistemlerindeki faturalarla karşılaştırma ve eşleştirme – ve sonuç olarak da yüksek seviyede karar verme mekanizmalarına dahil olur. Aşağıda bazı soru cevaplar ile Trinoks Fats™ Demirbaş Takip Sistemi’nin size nasıl bir fayda sağlayacağı anlatılmaya çalışılmıştır.

Soru : Demirbaşların Yönetilmesi, Demirbaşların muhasebe sistemleri veya basit sistemlerle takip edilmesine kıyasla ne farklılıklar içerir?

Cevap : Demirbaşların yönetilmesi, insanları, prosesleri ve teknolojileri entegre ederek maliyetlerin kontrolünü içeren, yeni alınacak demirbaşların firma uygunluğunu sağlayan ve son kullanıcıların verimliliğini artıran yüksek seviyeli işlerden birisidir. Başarılı bir demirbaş yönetim sistemi yazılımı, detaylı raporlarıyla var olan sabit kıymetlerinizin takip edilmesini sağladığı gibi, aynı zamanda önceden yapılan satınalmaları birbirleriyle kıyaslayarak firmanıza zaman ve para kazandırabilecek çok önemli bir karar verme aracıdır. Demirbaş Yönetimi yapabilmeniz için de , bir Demirbaş Takip Sistemi çözümüne ihtiyacınız vardır. Mevcut demirbaşlarınız hakkında bir bilginiz var ise, yeni alacağınız demirbaşlar için anlamlı bir plan yapabilirsiniz. Demirbaş Yönetimi, demirbaşların barkod etiketleriyle etiketlenmesi, varolan demirbaşların verilerinin fiziksel olarak toplanması (sayılması ve fatura eşleştirilmesi) ve demirbaşların verilerinin bir veritabanında izlenmesi anlamına gelmektedir.

 

Soru : Demirbaş Yönetiminin Faydaları Nelerdir ?

Cevap : Başarılı bir demirbaş takip sistemi, daha doğru bütçeleme, Enformasyon Teknolojisi (IT) projelerinin daha iyi takip edilmesi ve demirbaşların satınalma tarihinden itibaren tarihçesini ve hayat çizelgesini daha iyi takip edimesini sağlar. Demirbaş Takibi, bütün bir demirbaş yönetiminin anahtar parçasıdır. Demirbaş Yönetim Sistemleri, insanları, prosesleri ve teknolojileri entegre ederek maliyetlerin kontrolünü içerir, yeni alınacak demirbaşların firma uygunluğunu sağlar ve son kullanıcıların verimliliğini artırır.

Demirbaş Takip / Yönetim Sistemi Kullanmanın Bazı Faydaları aşağıda sıralanmıştır :

  • Demirbaşların maliyetlerini bilerek ne kadar yatırım yapıldığını bilerek ROI (Return On Investment - yatırım geri dönüşü) maksimize edilebilir.
  • Güvenilirliği artırır.
  • Finansal Sonuçları geliştirir – gereksiz, fazla miktarda ve işe yaramaz demirbaşların sahip olunması ve satınalınmasını engeller, uzun vadede de tahmini maliyetler ile demirbaş ve IT ekipmanlarının maliyetlerini azaltır.
  • Demirbaşları maksimum verimlilikle kullanmayı sağlayarak – tüm demirbaşların nerede kimde olduğu bilgisi dahilinde - genel verimliliği artırır.
  • Garanti, tamir, servis ve bakım yönetimi ile demirbaşların kayıp riskini azaltır ve demirbaş kullanım sürekliliğini sağlar.
  • Lisanslama, seri numarası, birden fazla faturalama, servis ve bakım hatalarını engeller. Tedarikçileri ve bakım servis firmalarını değerlendirme ve karşılaştırma imkanı sağlar. Bu veriler bundan sonra yapılacak satın almalarda ve bakım – servis anlaşmalarında önemlidir.
  • Demirbaşlar hakkında doğru ve kapsamlı bilgi birikimi ve bu verilerin merkezi bir lokasyonda tutulması yatırımlar için mantıklı karar almayı ve bilgi paylaşımını sağlar.
  • Demirbaşların hayat çizgisinin takip edilmesi vasıtasıyla demirbaşların gerçek sahip olma maliyetine (TOC – Total Cost Of Ownership) ulaşmak mümkün olmaktadır.

 

Soru : Neden bu projemizi outsource etmeliyiz ?

Cevap : Demirbaş yönetimi, çok farklı fonksiyonlar ve çalışma gruplarının ortak çalışmasını gerektiren karışık bir disiplindir. Demirbaş envanteri yüzeyde çok basit görünmesine rağmen başarı için çok farklı ve detaylı verileri içermektedir. Sonuç olarak, iç kaynak kullanımı ile çok zor bir iş halini alabilir. (Bunu denemiş farklı kişilere sorabilirsiniz).

Demirbaş Yönetimini kendi imkanları ile başlatan ve yönetmeye çalışan firmaların karşılaşabileceği sorunlar şu şekilde olabilir :

  • Personeli motive etmek
  • Personeli yönetmek ve control etmek
  • Toplanan verilerin doğruluğu
  • Projenin ortasında zaman ve paranın yetmemesi ve daha da önemlisi
  • Toplanan veri ile ne yapılacağının bilinmemesi

Demirbaş yönetim sistemini kullanmanız ve dışkaynak kullanımınızla birlikte risklerinizi deneyimli bir firma ile azaltırsınız. Bir müşterimizin belirttiğine göre “Demirbaşları yönetebilmek ve control edebilmek için yeterli iç kaynağımız yoktu. Demirbaş takibi için acaba kendimiz mi bir yazılım geliştirsek diye düşündük. Demirbaş takibi konusunda harcayabileceğim de çok zamanımız ve kaynağımız yoktu, aslında bu kaynaklarımız olsa idi bile bunu yapmak için harcayacağımız zaman ve kaynak maliyeti demirbaş yönetim sistemi almamıza göre çok fazla olurdu. “ Tekerleği yeniden icat etmek için fazla fazla kaynağınız, zamanınız, paranız ve elemanınız var mı ? Trinoks Fats v3.0 ile yıllardır demirbaş takip ve yönetim sistemleri satıyor, kuruyor ve bu konuda danışmanlık hizmeti veriyor.

 

Soru : Hangi ürünleri ve araçları kullanmalıyız ?

Cevap : Pazarda farklı demirbaş takip paketleri mevcut. Çok farklı fonksiyonları da ihtiva etmekteler. Ürünleri ve firmaları değerlendirmeli ve ona göre seçiminizi yapmalısınız. Ürünler ve tedarikçiler sizin ihtiyaçlarınızı en iyi karşılayan ürünler ve tedarikçiler olmalıdır.

Yıllara dayanan tecrübesi ile Trinoks, Fats v3.0 Demirbaş Takip ve Yönetim Sistemi’ni geliştirmiştir. Pazardaki diğer ürünlerden Fats v3.0’ı ayırt eden özelliklere gelince :

  • Fats v3.0, tüm windows işletim sistemlerinde, sql server veya oracle veritabanlarında çalışabilmektedir.
  • Fats v3.0’da kullanıcının hangi firmalarda, hangi personel ve lokasyon üzerinde yetkili olacağı parametrik olarak atanabilmektedir.
  • Fats v3.0 üzerinde her bir demirbaş statüsü için kullanıcı tarafından bir renk ataması yapılabilir. Böylece demirbaş listelenen tüm ekranlarda her demirbaş bulunduğu statüdeki rengi alır ve görsel olarakda ayırt edilmiş olur.
  • Fats v3.0 üzerinde mevcut olan tüm hareket tipleri için onaylı veya onaysız yapılabilmesi parametrik olarak ayarlanabilmektedir.Bu sayede yapılan işlemler yöneticilerin onayından geçtikten sonra sisteme işlenebilir.
  • Fats v3.0‘da Tüm hareket tipleri için hareket gerçekleştirildiğine hangi evrakların basılacağı bilgisi hareket tip bazında atanabilir.(Örneğin demirbaş giriş işlemi için demirbaş giriş ve personel zimmetlemem evrakları atanır.)
  • Fats v3.0'da sisteme alınan demirbaşlar için özellik bilgi giriş yapılabilir. Bunun için özellik tanımları yapılıp ve tanımlanan bu özellikler demirbaş kategorilerine girilmesi zorunlu veya zorun değil ibaresi işaretlenerek atananabilir. Bu şekilde aynı demirbaş koduna sahip olsalar bile siyah ve kırmızı koltuklar birbirinden ayırt edilebilir.
  • Fats v3.0’da Tedarikçi tanımları yapılarak demirbaş alımlarının hangi tedarikçilerden yapıldığı bilgisi tutulabilir.
  • Fats v3.0’da sigorta sözleşmeleri sisteme tanıtılıp demirbaşlara atama yapılarak sigorta takibi yapılır.
  • Fats v3.0’da leasing ile alınan demirbaşlarda leasin firması,bedeli, başlangıç bitiş tarihi vs bilgileri girilerek leasing takibi yapılır.
  • Fats v3.0’da demirbaş kart tanımlarında demirbaş resmi, yükseklik, genişlik, büyüklük bilgileri sistemde tutulabilmektedir.
  • Fats v3.0’da demirbaş girişi,Yer ve kişi değiştirme,Hurdaya ayırma,hibe etme, satış, Askıya alma ve askıdan alma(Check In/Check Out),Kayıp ve bulma/Fire (Lost & Found/Waste) ve Sayım işlemleri yapılabilmektedir. Demirbaş giriş işlemi tek bir ekrandan tüm bilgiler girilerek yapılabileceği gibi bir sihirbaz(wizard) yardımı ilede yapılabilmektedir.
  • Fats v3.0’da bir demirbaş tek bir personele zimmetlenebileceği gibi öncelik değeri girilerek birden fazla personele aynı anda zimmetlenebilmektedir.
  • Fats v3.0’da Satınalma modülü (proje oluşturma,teklif toplama ve satınalma emri oluşturma) modülü mevcuttur. Yapılacak demirbaş girişlerinin nasıl yapılacağı sistem parametresi olarak atanır.(satınalma emrine bağlı / bağımsız / kullanıcı seçer)
  • Fats v3.0, amortisman takibini içerir yeniden değerleme işlemlerini içerir. Demirbaş giriş işleminde o demirbaş için amortisman hesaplanıp hesaplanmayacağı, amortisman hesaplama tipi ve periyodu seçilebilir.
  • Fats v3.0’da tüm demirbaşlara anahtar kelimeler atanabilir ve atanan bu anahtar kelimelere göre arama yapılarak kolay bir şekilde bulunabilir.
  • Servise veya bakıma gönderme işlemleride sistem içersinde askıya alma(check Out) işlemi ile (sebep, beklenen dönüş tarihi gittiği yer ve acıklama bilgilerini girdirerek) takip edilebilir.Bu durumlarda sistem demirbaşı askıya alır ve herhangi bir hareketine izin vermez. Ürün geri döndüğünde ürün dönüşü askıdan alma işlemi ile sisteme bildirilir.
  • Demirbaş bayiye belli bir sözleşme ile gönderiliyorsa sözleşme bilgisi girilip gönderim sırasında seçilerek sözleşme takip işlemide yapılabilir.
  • Demirbaşlar birbiriyle ilişkilendirilebilir. Yani bir demirbaş başka bir demirbaş üzerine yerleştiriliyorsa yapılan bu işlem demirbaş ilişkilendirme ile sisteme bildirilir. İlişkilendirme yapıldıktan sonra bu demirbaşlar birlikte hareket eder. İlişki istenildiği durumda kopartılarak eski hale döndürülebilir.
  • Fats v3.0, el terminali yardımıyla demirbaş sayımı yapma işlemi mevcuttur. Yapılan sayım sonrası sayım-envanter fark raporları alınarak gereken envanter çıkış/giriş işlemleri yapılabilir.
  • Sistem bir demirbaşın var oluşundan yok oluşuna kadar başına gelen tüm hareketler yapan kullanıcı,tarih,hareket tipi vs.. bilgileri altında veritabanına kaydeder. Bu işlemler birden fazla filtre bilgisi girilerek aranabilir ve listelenebilir.
  • Sistem içerisinde özel sorgu raporları mevcuttur. Kullanıcı dilediğinde kendi raporunu oluşturabilir,listelenen bilgileri exel, pdf, text vb. biçimlere dönüştürebilir. Oluşturulan bu rapor kaydedilip daha sonra tekrar kullanılabilir.
  • Sistemde ekranlarda liste ve rapor şeklinde gözüken tüm bilgiler yazıcı cıktısı yardımıyla istenilen yazıcıya gönderilebilir, exel, pdf, text vb.. biçimlere dönüştürülüp saklanabilir.
  • Planlama cetveli vasıtası ile kullanıcılar gün içerisinde yapacağı toplantı, görüşme vb.. planları diğer kullanıcılarla paylaşabilir.
  • Kullanıcıların birbirlerine attığı veya sistemin ürettiği acil içerikli mesajlar sistemde kullanıcının görebileceği şekilde uyarı paneline düşererek ilgili kullanıcıyı bilgilendirir.

 

Soru : Demirbaşlarla ilgili verilerimizi nasıl devamlı kontrol altında tutarız ?

Cevap : Demirbaşlarınızı devamlı kontrol altında tutabilmeniz için demirbaşların girişinden itibaren, kişi zimmet değişikliği, demirbaşların fiziksel lokasyon değişiklikleri, demirbaşların dışarı bir yere gönderilmesi (tamire, ödünç verilerek vs.) ve geri dönüşlerinin kontrol edilmesi, demirbaşların kayıp olma, tekrar bulunma gibi statülerinin takip edilmesi, demirbaşların hibe edilmesi, satılması vs. Gibi bütün hayat çizelgesi içinde her hareketinin takip edilebilmesi gerekmektedir. Zaman zaman sayım yapılarak kontrol edilmesi gerekmektedir. Bunun için de kuvvetli bir demirbaş takip sistemine sahip olmanız gerekmektedir.

 

Soru : Demirbaş Yönetim Sistemi’ni üst yönetime nasıl kabul ettireceğim ?

Cevap : Demirbaş Yönetimi fikrini üst yönetime satabilmeniz için demirbaş yönetim sistemi almak ile yatırımların geri dönüşünü hesaplayabileceğiniz bir algoritma geliştirmeniz ve bunu üst yönetime anlatabilmeniz gerekmektedir. Öyleki bazen bir kaç kıymetli demirbaşın sistemde kaybolması demirbaş yönetim sistemi maliyetinden daha fazlaya mal olabilmektedir. Ayrıca sene sonlarında yapılacak sayım işlemlerinde kaybedilen eleman-gün maliyetleri bile demirbaş takip sistemi maliyetinden daha fazlaya mal olabilmektedir. Bunun yanısıra Fats v3.0 içerisindeki satınalma, teklif toplama modülleri ile 2 farklı paket yerine tek bir paket ile demirbaş satınalma sorunlarınızdan tamamen kurtulabilirsiniz.

 

Soru : Enformasyon Teknolojisi (IT) demirbaşlarımızın envanterini nasıl bir veri tabanında tutmalıyız ?

Cevap : Fats v3.0 içerisinde demirbaşların birbirine bağlanabilmesi özelliği tek bir demirbaşı takip etmek yerine bir grubu takip edebilmeyi de sağlar. Örneğin bir kişisel bilgisayar, klavye, fare, ekran, kasa vs. den oluşan bileşenlerden meydana gelir. Kasa üzerine basılacak bir seri numarası ile aynı zamanda hengi ekranın (üzerinde etiketi ve seri numarası mevcut) hangi kasaya ait olduğu da tutulabilmektedir. Ayrıca her demirbaşa istenildiği kadar özellik atanabilmekte olup her bir bilgisayarın hafızası, işlemcisi vs. gibi bilgiler de sistemde tutulabilmekte, varsa farklı anahtar kelimeler de demirbaşa atanabilmekte ve daha sonra bu demirbaş anahtar kelime veya özelliklerle bulunabilmektedir. “Bana 512 MB RAM’i olan demirbaşların listesini ver” gibi bir sorgu kolayca ilgili bilgisayarları karşınıza getirebilecektir. Ayrıca her türlü elektronik malzemenin üretici seri numarası da sistemde takip edilebilmekte, garanti süreleri, bakım anlaşmaları vs. sistemde takip edilebilmektedir.

 

Soru : Bu envanter bilgileri Muhasebe Sistemimize transfer edilebilir mi ?

Cevap : Fats v3.0 özel sorgulamaları ve her türlü raporlaması farklı formatlarda dış dünyaya very gönderebilmektedir. (excel, word, rte, pdf, vs.) Ayrıca farklı very tabanları ile (Ms. Sqlserver ve Oracle) deneyimimiz ile 3ncü parti her türlü yazılımla entegrasyon yapılabilmektedir. Fats v3.0 içerisine dahil edilebilecek external entegrasyon modülü ile verilerin istenildiği sıklıkta ve istenildiği formatta dış dünyaya aktarılması sağlanabilmektedir.

Soru : Demirbaş Yönetim Sistemi kurmamız ne kadar sürer ?

Cevap : Fats v3.0 bir çok özelliği ile sizi cezbedecek bir demirbaş takip yönetim sistemidir. Fats v3.0’ın en önemli özelliği uzun yıllara dayanan barkodlu otomasyon tercrübesine sahip Trinoks tarafından üretilmiş bir paket olmasıdır. Fats v3.0 kurulumu ve eğitimi ile 1 hafta içerisinde müşterilerimize teslim edilebilecek kolaylıkta olup sayım, etiketleme ve fatura eşleştirme işlemleri firmanın demirbaş sayısı, lokasyon sayısı ve lokasyonların ve demirbaşların fiziksel erişim kolaylıkları ve eski fatura/irsaliye vs. dokümanların güvenilirliğine bağlı olarak değişmektedir.

 

Neden Trinoks?

logoTrinoks, 2002 yılından bu yana OT/VT sektöründe 100'ün üzerinde başarılı projeye imza atmış bir yazılım mühendislik firmasıdır. Müşterilerine en yeni teknolojiyi en kısa sürede sunmayı asıl amaç olarak benimsemiştir.
Depo Otomasyon Sistemi, Üretim Takip Sistemi ve Demirbaş Takip Sistemi alanlarında geliştirdiği ürünler yurt dışında ve Türkiye'de sektörünün öncü firmaları tarafından kullanılmaktadır.

Devamını oku

Bizden Duyun

Me-Par Lojistik Depo Yönetimi Çözümünde ...

Me-Par Lojistik Depo Yönetimi Çözümünde ...

Fl Madeni Yağlar Tic. Ltd. Şti 'ne Antr...

Yiğit Akü Malzemeleri A.Ş. Üretim ve Dep...

Yiğit Akü Malzemeleri A.Ş. Üretim ve Dep...

35 yılı aşan üretim hayatı boyunca, Ar-G...

Ekinciler Demir Çelik A.Ş. Depo ve Stok ...

Ekinciler Demir Çelik A.Ş. Depo ve Stok ...

Ağır Sanayi sektörünün öncülerinden EKİN...

Demirsan Haddecilik, depo yönetimini Axi...

Demirsan Haddecilik, depo yönetimini Axi...

Ağır Sanayi sektörünün köklü firmalarınd...

ASSISTT demirbaşların yönetimi konusunda...

ASSISTT demirbaşların yönetimi konusunda...

assisTT, Kasım 2007’de yüzde 100 Türk Te...